Lean management, czyli czy warto być szczupłym

Czym jest i na czym polega lean management?

Szczupłe zarządzanie to termin, który zaczął „karierę” w latach 90., choć jego początki sięgają nieco wcześniej. Obecnie zarządzanie lean stosuje się już nie tylko w firmach produkcyjnych, ale z sukcesem wdraża się tę metodologię w innych obszarach biznesowych: służbie zdrowia, usługach, korporacjach BPO/SSC. 

Czym jest lean management (w dwóch zdaniach)

To filozofia zarządzania, której celem jest dostarczenie klientowi dokładnie takiego produktu lub usługi, jakiej oczekuje, przy jednoczesnym zadbaniu o jak najwyższą efektywność produkcji. Osiąga się to poprzez ciągłe doskonalenie każdego z etapów pracy, tak by zwiększyć jej efektywność i zredukować wszelkie straty.

W lean management, w proces udoskonalania zaangażowany jest każdy pracownik.

Nieco historii lean management

Za prekursorów tej metodologii uważa się Japończyków. Powojenny kryzys i przegrana wojna sprawiły, że firmy japońskie musiały zadbać o wysoką konkurencyjność. Eiji Toyoda (późniejszy prezes Toyoty) odwiedził fabrykę samochodów w Detroit i doznał lekkiego szoku. Podczas gry jego firma produkowała około 14.000 samochodów rocznie, w Detroit z taśmy montażowej schodziło 20 razy tyle!

Toyota uznała, że czas na zmiany.  Najpierw zainstalowano bardziej wydajne maszyny, później wdrożono system „jidoka”, który umożliwia regulacje produkcji w sposób płynny, a w końcu pojawił się system ciągłego doskonalenia (Kaizen) i obiegu informacji (Kanban)1.

Założeniem zmian było to, by produkować więcej takich produktów, jakich oczekują klienci, przy jednoczesnym zmniejszeniu wysiłku człowieka, oszczędności urządzeń, energii, czasu i miejsca.

Japończycy nie nazywali swojego systemu „odchudzonym”. Zrobili to dopiero Amerykanie z bostońskiego MIT, Daniel T.Jones i Daniel Ross, którzy analizując wyniki produkcji w USA, Europie i Japonii zrozumieli, że Japonia (a konkretnie Toyota) robi to najlepiej. System, którego używano w Toyocie, nazwali Lean Manufacturing.

Metodologia lean management – jak to działa?

W odróżnieniu od tradycyjnego systemu pracy taśmowej, jaki działał w fabrykach w Detroit, lean management nie skupia się na tym, by produkować szybciej i taniej, tylko mądrzej. Usuwać to, co zbędne, a wzmacniać to, co pozytywne w procesie i potrzebne klientowi.

System opiera się na dwóch ważnych założeniach:

• Just in time – czyli dostarczanie tego, czego oczekuje klient i wtedy, kiedy tego oczekuje. Mówiąc wprost – nie robimy zapasów, nie wymyślamy niepotrzebnych funkcjonalności, nie zalewamy rynku towarem, którego nikt nie chce.
• Jidoka – czyli wykrywanie wszelkich błędów, problemów i marnotrawienia zasobów. Przy czym zasoby są tu rozumiane nie tylko jako materiały, ale szerzej – również w kontekście pracowników, czasu czy miejsca.

Aby zarządzanie w tym duchu było możliwe, konieczne jest:

1.  Zbadanie co jest wartością dla klienta. Czego potrzebuje i za co chce zapłacić. Wszystko to, co jest czymś niepotrzebnym, należy usunąć, bo powoduje, że marnujemy zasoby.
2. Precyzyjne określenie wszystkiego co dzieje od momentu, kiedy pojawia się u klienta zapotrzebowanie na daną rzecz czy usługę, do momentu jej dostarczenia. Każda, nawet najmniejsza czynność może być źródłem strat.
3. Zapewnienie płynności – każdy przestój – czy to maszyny, czy procesu pracy to marnotrawstwo. 
4. Doskonalenie wszystkich procesów na każdym etapie. Odpowiedzialny jest za to każdy pracownik, bo to on najlepiej zna swoje stanowisko pracy.

Narzędzia Lean Management

Metodologia lean opracowała bardzo wiele narzędzi, które pozwalają na ciągłe doskonalenie procesów. Jest ich wiele, a ich dobór zależy od typu przedsiębiorstwa. Omówmy kilka z nich:

5S – jedna z podstaw szczupłego zarządzania związana z pracownikami i ich miejscem pracy. Chodzi w niej o to, by tworzyć wydajne i efektywnie działające na pracownika miejsce jego pracy. Nazwa to akronim pochodzący od kolejnych elementów: selekcja (sortowanie – czyli przy pracowniku znajdują się tylko niezbędne narzędzia, których używa), systematyka (czyli ich ułożenie w optymalny, ergonomiczny sposób), sprzątanie (brak zakłóceń), standaryzacja (utrzymywanie efektów) i samodoskonalenie (czyli dbanie o to, by usprawniać to, co można usprawnić). Czasem dodaje się do tego szóste S, które w naszym języku niestety już nie jest możliwe do przeniesienia, czyli safety (bezpieczeństwo).

VSM – Mapowanie strumienia wartości, czyli analiza wszystkich procesów, które składają się na wartość dla klienta. Po ich zmapowaniu można zobaczyć, które procesy można usprawnić, gdzie pojawia się marnotrawstwo.

Poka Yoke – jest to metoda zapobiegania błędom, które są związane z nieuwagą lub brakiem wystarczającej koncentracji. Podstawowym elementem tej metody jest takie projektowanie procesu pracy, by pomyłka wynikająca z ludzkiej dekoncentracji po prostu nie była możliwa. Na przykład pracownik dostający do montażu daną część, otrzymuje tylko pełny komplet części, z których każda pasuje tylko w jedno miejsce. Nie można złożyć ich inaczej, nie można zapomnieć o umieszczeniu jakiejś części, bo jest to widoczne.

Gemba walking – obecność osoby przełożonej przy stanowiskach pracy niższych pracowników - pozwala zauważyć i wyeliminować błędy i marnotrawstwo, ale również pozwala budować motywację i zaufanie.

Waste walk – inny rodzaj spaceru, który polega na analizie ewentualnych strat, które powstają przez to, że do produktu dodajemy wartość, której konsument wcale nie oczekuje. W ramach tej metody określa się też wszelkie inne straty związane z procesem tworzenia wartości dla klienta, np. niewykorzystanie potencjału pracownika, gromadzenie nadwyżek czy marnotrawienie przestrzeni.

Metod stosowanych w lean management jest więcej. Wszystkie służą temu, by identyfikować wartości dla klienta i je wzmacniać oraz redukować straty. Całość prowadzi do przewagi konkurencyjnej firmy.

Lean management nie jest zbiorem narzędzi – to cała filozofia i kultura organizacji. Aby zmiana była trwała, firma musi traktować ją właśnie w ten sposób.  

Lean management a komfort pracowników i pracownic

Czy metodologia, która służy ciągłemu rozwojowi lub usprawnieniom może być przyjazna dla pracowników? Czy nie doprowadzi to do ciągłego podnoszenia wyśrubowanych norm?

Zdecydowanie nie! Zasadą lean management jest również poszanowanie każdej osoby, tworzącej organizację i stwarzanie każdemu jak najlepszego miejsca pracy.

Dobrze prowadzony lean nie ma na celu wyciśnięcia ostatnich soków z pracownika – pracownik zmęczony łatwiej popełnia błędy i miewa wypadki – a te elementy, lean ma redukować, a nie wzmacniać. Mało tego, takiemu zmęczonemu i zniechęconemu pracownikowi wcale nie chciałoby się myśleć nad udoskonalaniem procesu, znajdowaniem miejsc, w których można coś usprawnić bądź ograniczyć straty.

Aby lean management żył i funkcjonował w firmie, każda osoba w firmie musi czuć się z nią związana i odpowiedzialna za efekt końcowy, czyli to, co finalnie trafia do klienta.

Dlatego komfort pracy jest również jednym z elementów analizowanych przez lean. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak lean dba o pracowników i pracownice? Zapisz się na nasz bezpłatny webinar “Efektywność i dobrostan w firmie produkcyjnej”, który odbędzie się już 22.06 o 10:30. Swoja wiedza podzielą się eksperci i ekspertki z zakresu zarządzania produkcją i jakością, lean managementu i HR. 

Czy lean management jest związany z żywieniem?

Pośrednio tak. Wiemy, że pracownik najedzony, to pracownik bardziej efektywny. Wiemy też, że budowanie wspólnoty między pracownikami służy poprawie wydajności i redukuje ilość wypadków przy pracy (potwierdzenie tych słów znajdziecie w tekście o budowaniu zaangażowania w zespole).

Można zatem powiedzieć, że w firmach, które dbają o optymalizację swoich procesów i zapewnianie wysokiej produktywności zespołów, dbanie o żywienie pracowników i pracowniczek powinno być priorytetem. Zwłaszcza jeśli stosują Poka Yoke 😉. A jeśli sam proces ma być prowadzony w sposób prosty, efektywny i ograniczający straty i procesowanie z tym związane, to lepszego narzędzia niż SmartLunch nie znajdziecie!

1.Za toyota.zabrze.pl/historia