Rotacja pracowników - czym jest, jak ją mierzyć?

Rotacja to wymiana pracowników w organizacji, czyli ich odchodzenie z firmy i zatrudnianie nowych osób. Samo słowo rotacja oznacza ruch obrotowy lub proces zastępowania osób / zjawisk. 

W kontekście HR rotacja ma dwa znaczenia: 

1. Rotacja pracowników w firmie 
2. Rotacja pracowników na stanowiskach pracy 

Pierwsze znaczenie dotyczy sytuacji odejścia pracownika z pracy (rotacja dobrowolna, z woli pracownika - kiedy to pracownik decyduje o odejściu i rotacja wymuszona - kiedy jest zwalniany lub odchodzi na emeryturę). 

Drugie znaczenie dotyczy sytuacji, w której zatrudnieni w danej firmie pracownicy zmieniają się na stanowiskach pracy (przy danym stanowisku pracują np. trzy osoby na zmiany) lub są oddelegowywani na jakiś czas do wykonywania innych zadań zgodnych ze swoimi kwalifikacjami (np. pracownik obsługujący maszynę A jest oddelegowany do obsługi maszyny B). 
Właśnie ze względu na tę możliwą niejednoznaczność tego pojęcia, rotacja w firmie bywa określana również jako fluktuacja kadr. W tym artykule zajmiemy się rotacją pracowników rozumianą właśnie w ten sposób, czyli sytuacją, kiedy przedsiębiorstwo traci personel.

Wskaźnik rotacji pracowników - jak mierzyć?

Sam fakt tego, że w firmie występuje jakiś poziom  rotacji, nie jest jeszcze powodem do paniki. Prawie zawsze (poza wyjątkowymi i jak wykażemy później wcale niepożądanymi sytuacjami) zdarzy się w historii istnienia firmy to, że ktoś z niej odejdzie. Nawet najwięksi giganci na rynku, firmy, które gromadzą nagrody dla najlepszych pracodawców i które są określane jako “firmy marzeń” również borykają się z rotacją (choć często mniej dotkliwą, niż firmy, które określa się sarkastycznym mianem “kołchozu” lub te, z których memy pojawiają się na Fan page Mordor Na Domaniewskiej). 

Aby wiedzieć, czy odpływ pracowników z firmy jest na poziomie, który nie powinien budzić niepokoju, czy też jest to jedno z tych miejsc, przez które uciekają z firmy pieniądze, warto monitorować współczynnik rotacji pracowników. 

Do pomiaru rotacji pracowników służy prosty wzór matematyczny: 

Całkowita liczba pracowników którzy odeszli z organizacji w ciągu 12 miesięcy w stosunku do liczby pracowników zatrudnionych w organizacji w ciągu 12 miesięcy. Uzyskany wynik mnoży się przez 100.

Współczynnik rotacji przykład:

Mała firma produkcyjna zatrudniała w styczniu 2020 roku 20 pracowników na pełny etat, a w styczniu 2021 roku już 26 pracowników.

W tym czasie odeszły z firmy 2 osoby pracujące na cały etat.

• Całkowita liczba pracowników którzy odeszli z organizacji w ciągu 12 miesięcy - 2 
• Całkowita liczba pracowników zatrudnionych w organizacji w ciągu 12 miesięcy - 23 pracowników (20 osób na początku roku + 26 osób na końcu, podzielone na 2).

Współczynnik rotacji = 8,7%

Co do zasady im współczynnik będzie wyższy, tym wyższa jest w firmie rotacja, czyli tym więcej osób odchodzi z firmy. Wskaźnik rotacji nie może być ujemny, ale może przekroczyć 100%. Dzieje się tak najczęściej wtedy, kiedy w firmie doszło do likwidacji wielu stanowisk pracy.  

Z reguły rotację mierzy się w skali roku kalendarzowego, ale można mierzyć ją w innych odstępach czasowych - np. pół roku lub kwartału. Trzeba jednak wtedy przy porównywaniu wskaźników w danym okresie pamiętać o tym, że w ciągu roku istnieją momenty, w których pracownicy częściej decydują się na zmianę pracy (np. jesień, po okresie wakacyjnym i miesiące zimowe - luty / marzec).

O czym świadczy duża rotacja pracowników?

Wysoka rotacja pracowników w firmie może mieć bardzo wiele przyczyn. Trzeba ją zawsze analizować nie tylko w odniesieniu do firmy, ale również w kontekście przemian społeczno - gospodarczych mających miejsce na danym obszarze (np. pojawienie się nowego atrakcyjnego pracodawcy, wzrost bezrobocia itd). 

W pewnym uproszczeniu można powiedzieć, że wysoka rotacja oznacza, że warunki pracy w firmie są mniej atrakcyjne dla pracowników niż alternatywa, którą mają do dyspozycji (czyli praca dla innej firmy lub inna forma zarobkowania).

Dlaczego pracownicy odchodzą?

Z raportu Monitor Rynku Pracy prowadzonego przez Agencję Randstad wynika, że najczęstsze powody to:

• Wyższe wynagrodzenie u nowego pracodawcy - 46% 
• Chęć rozwoju zawodowego - 44% 
• Korzystniejsza forma zatrudnienia - 38%
• Niezadowolenie z pracodawcy - 29%
• Utrata pracy (rotacja wymuszona) - 24%
• Przyczyny osobiste - 15%
• Zasiedzenie się w pracy - 15%
• Lepsze benefity* - 12% 
• Inne przyczyny (np. zła atmosfera) - 10%

Decyzja o zmianie pracy nie jest (z reguły) wypadkową tylko jednej zmiennej. Zazwyczaj wpływa na nią kilka kwestii. Np. pracownik ma poczucie, że zarabia mało, długo dojeżdża do firmy i do tego ma niesympatycznego szefa - w efekcie postanawia zmienić pracodawcę. 

Dlaczego wysoka rotacja pracowników nie jest korzystna dla firmy?

Przede wszystkim dlatego, że jest bardzo kosztowna. Wysoka rotacja generuje koszty bezpośrednie i pośrednie, które w szerszej perspektywie są dla firmy niezwykle obciążające. 

Jeden z badaczy HR - S.Taylor1 wyróżnił aż 50 pozycji, które są źródłem kosztów fluktuacji pracowników. Wymieńmy kilka z nich: 

Bezpośrednie koszty wysokiej rotacji:

Pośrednie koszty wysokiej rotacji: 

• Spadek morale pozostałych pracowników (bywa, że od jednego pracownika zaczyna się fala zwolnień), 
• Spadek satysfakcji klientów (istnieje związek między satysfakcją pracowników i satysfakcją klientów2, dodatkowo, niski poziom rotacji wpływa pozytywnie na poziom satysfakcji klientów z obsługi3, 
• Utrata wiedzy, know-how, 
• Spadek produktywności na danym stanowisku (szacuje się, że czas uzyskania pełnej efektywności nowego pracownika to okres od 3 do 12 miesięcy), 
• Spadek produktywności odchodzącej osoby w okresie wypowiedzenia, 
• Możliwe odejście klientów (zwłaszcza na stanowiska sprzedażowych - klienci odchodzą wraz z pracownikiem). 

Ile to wszystko kosztuje? Okazuje się, że dość sporo - od 30% do 200% rocznej pensji pracownika (według innych badaczy od 50% do 250%). 4

Czy duża rotacja jest zawsze czymś złym?

W HR uważa się, że rotacja jest zjawiskiem negatywnym i generującym dodatkowe koszty. Jednak w niektórych przypadkach duża rotacja pracowników wcale nie oznacza tego, że w firmie źle się dzieje, pracownicy są nieszczęśliwi, a kultura organizacyjna firmy jest “do bani”.

Wysoka rotacja, która nie powinna niepokoić, będzie pojawiać się w firmach: 

• Mocno sezonowych, które na określone okresy w roku zatrudniają i zwalniają duże ilości pracowników, 
• Organizujących prace interwencyjne lub zatrudniających dużą ilość stażystów (w takich sytuacjach warto takich osób po prostu nie wliczać do puli pracowników, ale może to zaburzyć inne statystyki firmy, bo np. rekrutacja stażystów to również są koszty), 
• W których dokonano restrukturyzacji i w jej wyniku zmniejszono ilość stanowisk pracy lub np. likwidacja stanowisk pracy wynikała z wprowadzenia usprawnienia technologicznego czy automatyzacji pracy. 

Jack Welch (CEO General Electric) w swoich firmach stosował strategię, która polegała na odrzucaniu z zespołu osoby, która osiągnęła najniższe wyniki. Nawet jeśli ogólnie wyniki zespołu były dobre, to i tak zawsze ktoś musiał odpaść. Zwiększało to rywalizację między pracownikami i zdecydowanie podnosiło wskaźnik rotacji, ale zarządzane przez niego firmy były wysoce efektywne i konkurencyjne. 

Czy niska rotacja jest zawsze dobra? 

Też nie. Choć powszechnie uważa się, że dobrze, jeśli struktura firmy jest stabilna, a pracownicy nie odchodzą, to całkowity brak rotacji w dłuższej perspektywie też nie jest korzystny. 

Umiarkowana rotacja pozwala: 

• Pozostać konkurencyjnym, 
• Wprowadza do organizacji nową wiedzę i pomysły (“świeża krew”),
• Tworzy bodźce do tego, by osiągać wyniki i się starać (jeśli w firmie panuje przekonanie, że “cokolwiek nie zrobię i tak mnie nie zwolnią” to może to prowadzić do nadużyć).

Jaki współczynnik rotacji jest dobry? 

Czy można zatem określić odpowiedni poziom rotacji? Złoty Graal, do jakiego należy dążyć? 

Dla każdej firmy, w zależności od jej specyfiki, branży, lokalizacji, inny będzie poziom odpowiedniej, umiarkowanej rotacji. Nie można porównywać między sobą firmy produkcyjnej z sezonowymi obciążeniami, której zakład produkcyjny znajduje się 30 km od średniej wielkości miasta, z korporacją typu BPO/SSC z Warszawy czy Wrocławia. Specyfika pracy i dynamika zmian w obu organizacjach jest bardzo różna. 

Różna też jest dynamika rotacji w zależności od rodzaju wykonywanej pracy. W niektórych działach (np. sprzedaż) pracownicy rotują częściej niż w innych. Ostatnie lata przyniosły też obserwacje dotyczącą zmian pokoleniowych. Najmłodsi pracownicy (pracownicy Y i Z) częściej zmieniają pracę niż pracownicy ze starszych pokoleń. W firmach zatrudniających więcej młodych osób, rotacja będzie zatem statystycznie wyższa. 

Szacuje się, że organizacja powinna starać się utrzymywać rotację na poziomie 10%, przy czym większość firm udaje się uzyskać współczynnik między 12 - 20%5. 

Według badań opublikowanych przez manaHR6 wkaźniki rotacji w firmach w Polsce, w roku 2019 i 2018 wyniosły 15%. Badanie było przeprowadzone na 150 firmach, z przewagą firm produkcyjnych (nie wiemy jednak ani jaka była ich wielkość, ani struktura). 

Najlepiej jednak - jeśli jest taka możliwość - odnosić się do standardów branżowych (jak rotują pracownicy u konkurencji?) bądź swoich własnych danych (czy wprowadzenie nowych benefitów pozwoliło zmniejszyć rotację?)

Warto dodać, że mierzenie samego ogólnego współczynnika rotacji bywa niewystarczające, bo nie mówi nam nic o tym, kto rotował i w jakich okolicznościach. Dlatego jeśli chcesz mierzyć poziom rotacji, warto mierzyć również: 

• Retencje pracowników - czyli zdolność organizacji do zatrzymywania pracowników 
• Poziom stabilizacji - czyli rotacje, ale bez uwzględniania pracowników którzy odeszli w krótkim czasie, np. Nie przeszli okresu próbnego, 
• Rotację wśród pracowników którzy odeszli dobrowolnie (z pominięciem tych, którzy zostali zwolnieni), 
• Rotację wśród młodych stażem pracowników - tzw. wskaźnik Rookie obejmujący osoby ze stażem mniejszym niż 2 lata. Jeśli jest wysoki (powyżej 65%), oznacza to, że popełniasz błędy rekrutacyjne7. 

Dopiero pełne zobrazowanie sytuacji może powiedzieć Ci, czy w organizacji istnieje jakiś problem czy też możesz pogratulować sobie doskonałej polityki personalnej. 

1. Taylor S. (2006), Płynność zatrudnienia jak zatrzymać pracowników w firmie, Wolters Kluwer, Kraków.
2. Loveman 1998, “Employee satisfaction, customerloyalty, and financial performance: an empiricalexamination of the service profit chain in retail banking”,Journal of Ser vice Research, Vol. 1 No. 1, pp. 18-31
3. Robert Hurley, An exploratory study of employee turnover indicators as predictors of customer satisfaction, Journal of Services Marketing 21(3):186-199 2007, przy czym warto zauważyć, że wzrost współczynnika rotacji nie jest skorelowany ze spadkiem satysfakcji klientów. 
4. Cascio W.F. (2001), Kalkulacja kosztów zasobów ludzkich, Oficyna Ekonomiczna, Kraków
5.  Society for Human Resource Management - HUman Capital Benchmarking Report.
6.  raportplacowy.pl/blog/jak-wygladala-fluktuacja-kadr-w-polskich-firmach/ dostęp 01.02.2021
7. Anna Balcerek - Wieszała”Wykorzystanie mierników do pomiaru funkcji personalnej w przedsiębiorstwie” ZZL (HRM) 3-4-2011 (str 171-184).