Jak zachęcić pracownika do pracy w nadgodzinach? 3 sposoby

Nawet jednak w takich firmach może pojawić się potrzeba nadgodzin. Jak można zmotywować do niej pracowników?

Co do zasady, pracownik (nie dotyczy szczególnych grupy pracowników) nie może odmówić pracy w nadgodzinach, jeśli wynika ona ze szczególnych potrzeb pracodawcy, którym może być np. zwiększenie potrzeb produkcyjnych wynikające z nagłego zamówienia do realizacji. To, że osoba zatrudniona nie może odmówić, nie znaczy jednak, że przyjdzie do pracy zmotywowana i będzie efektywnie wykonywała swoje obowiązki, pracując dłużej i ciężej.

Na szczęście istnieje kilka metod, które można wykorzystać, by podnieść morale i sprawić, że zespół nie tylko zgodzi się na nadgodziny, ale będzie w nich chętnie uczestniczył.  

Wybór: wynagrodzenie czy czas wolny?

Według badania "Workforce View in Europe" przeprowadzonego przez ADP blisko 60% pracowników europejskich firmy nie otrzymuje wynagrodzenia za nadgodziny! W Polsce wskaźnik ten wynosi 43,3%.  

Z tej druzgoczącej perspektywy wyłania się wniosek, że de facto już sam fakt wypłaty nadgodzin powinien być motywujący, bo skoro co drugi pracownik jej nie dostaje?

Zakładając jednak, że firma działa w zgodzie z przepisami KP, pamiętajmy, że rekompensata za nadgodziny może przyjmować dwie formy:

• Odbioru czasu wolnego (jeśli to pracownik wnioskuje o odebranie czasu za nadgodziny, przysługuje mu wymiar 1:1 - czyli za 8 godzin nadgodzin, pracownik odbiera 8 godzin wolnego. Jeśli to pracodawca udziela ze swojej inicjatywy wolnego, musi zwiększyć ten wymiar o połowę - za 8 godzin, pracownik odbiera 12). 
• Wypłaty dodatku za nadgodziny (50% lub 100% wynagrodzenia w zależności od tego, w jakich terminach były realizowane)

W Polsce znacznie częściej rekompensata za nadgodziny przyjmuje formę odbioru nadgodzin niż wypłaty dodatku. Dla pracownika, który wie, że nie otrzyma wynagrodzenia w formie pieniężnej, tylko będzie mógł sobie jedynie te godziny odebrać (i to do tego będzie musiał to zrobić na własny wniosek, czyli odbierze je w proporcji 1:1) praca w nadgodzinach jest demotywująca.

W takich branżach jak produkcja, przemysł, branża budowlana czy TSL to szczególnie ważne, bo chwila dekoncentracji podczas prowadzenia pojazdu czy obsługi maszyny może kosztować pracownika życie lub przyczynić się do znacznego uszczerbku na zdrowiu. I choć trudno wskazać brak zjedzenia obiadu jako bezpośrednią przyczynę wypadku, to związek między poziomem glukozy we krwi a koncentracją został już dawno udowodniony:

Opcją na zmotywowanie do nadgodzin może być: 

• Gwarancja tego, że dodatek za nadgodziny zostanie wypłacony, 
• Danie pracownikom możliwości decyzji czy wolą odebrać wolne za nadgodziny, czy otrzymać pieniądze (co do zasady decyduje o tym pracodawca, a nie pracownik), 
• Gwarancja tego, że jeśli formą rekompensaty będzie czas wolny, to zostanie on “wypłacony” zgodnie z przepisami dotyczącymi odbierania nadgodzin z inicjatywy pracodawcy (czyli w proporcji 1:1,5).

Bezpłatne posiłki

Pracownik, który pracuje dłużej niż standardowe 8 godzin, ma prawo czuć zmęczenie i spadek energii do pracy. Jak wpływa to na wydajność i bezpieczeństwo pracy, możesz przeczytać tu.

Najedzony pracownik jest nie tylko bardziej efektywny, ale również ma poczucie, że pracodawca dba o jego potrzeby. A jak mówi psychologia (i Cialdini) jedna z ważnych reguł, którymi kierujemy się w życiu, to reguła wzajemności, w Polsce znana pod przysłowiem Jak Kuba Bodu, tak Bóg Kubie. 

Innymi słowy, jeśli zadbamy o pracownika, mamy większe szanse na to, że on zadba o naszą firmę. 

Z perspektywy firmy ważną kwestią jest również to, że: 

• Zakup posiłków dla pracowników pracujących w nadgodzinach można wrzucić w koszty (nie jest to bowiem ani reprezentacja, ani działania socjalne). Wydatek ten wynika bezpośrednio z potrzeb pracodawcy, stanowiąc koszt pracowniczy. Zobacz - Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 lutego 2019 r., 0114-KDIP2-1.4010.545.2018.2.MW). 

• Posiłki otrzymywane przez pracowników w czasie pracy w nadgodzinach nie są przychodem pracownika (w efekcie nie trzeba potrącać z pensji pracownika podatku, bo nie ma dla niego dodatkowego przychodu). Zobacz - Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej  z dnia 13.06.2019 r.,0113-KDIPT2-3.4011.292.2019.2.ID

Z perspektywy finansowej, zapewnienie pracownikom pracującym w nadgodzinach ciepłego posiłku to nie tylko kwestia zadbania o ich samopoczucie i dostarczenia im niezbędnej do pracy energii, ale też tańszy niż inne benefit pracowniczy (w tej konkretnej sytuacji).

UWAGA! Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dotycząca braku powstania przychodu po stronie pracownika w wyniku spożycia posiłku otrzymanego od pracodawcy w okresie nadgodzin jest interpretacją indywidualną. Zgodnie z nią, w tej konkretnej sytuacji przedsiębiorcy, nie zostały spełnione wszystkie trzy przesłanki, które warunkują uznanie świadczenia za przychód pracownika, tj.:

1. zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
2. zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
3. korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Brak jest bowiem spełnienia przesłanki nr 2 - zapewnienie posiłku i idącej za tym energii oraz zniwelowanie czasu, jaki pracownik, który nie otrzymałby posiłku od pracodawcy, musiałby poświęcić na jego przygotowanie, leży, zdaniem w interesie pracodawcy, a nie pracownika. 

Dodatek dla rodziny 

Nadgodziny to nie tylko obciążenie dla pracownika, ale również dla jego rodziny, która przez to, że jedno z rodziców więcej pracuje, spędza ze sobą mniej czasu. Sposobem na rekompensatę może być dodatkowy benefit, skierowany właśnie do rodziny - bilety do parku rozrywki, kina, dofinansowanie opieki nad dzieckiem, czy pakiety rodzinne ubezpieczeń medycznych.

Minusem takiego rozwiązania jest (poza koniecznością rozliczenia takiego dodatku jako przychód pracowniczy i pobrania zaliczki na podatek dochodowy) również to, że pomijani są wtedy pracownicy bezdzietni lub ze starszym przychówkiem - a przecież o nich trzeba również pamiętać. 

Sposobów na motywowanie pracowników do tego, żeby im się chciało pracować efektywnie w nadgodzinach, jest na pewno więcej. My przedstawiliśmy trzy najbardziej oczywiste i skuteczne.