Ewa Kaczmarz

Czy Twoja firma może uzyskać zwolnienie z podatku od posiłków dla pracowników?

Rozwiewamy wątpliwości związane z opodatkowaniem posiłków w firmie organizowanych na różne sposoby.

Wiemy, jak ważnym (i często trudnym) aspektem organizacji posiłków w firmie są kwestie rozliczeniowe i podatkowe, dlatego na naszym blogu pogłębiamy wiedzę o oszczędnościach i ulgach na posiłki, o których pisaliśmy przy okazji tekstu nt. ulgi ZUS. W dzisiejszym artykule chcielibyśmy zmierzyć się z tematem podatków od posiłków dla pracowników. Piszemy również o tym, na co zwracać uwagę przy wyborze rozwiązania żywieniowego, by nie podpaść fiskusowi.

Obowiązek bez podatku - posiłki profilaktyczne

Z podatku dochodowego zwolnione są posiłki profilaktyczne, które pracodawca obowiązkowo zapewnia osobom pracującym w trudnych warunkach lub tym, którzy podczas pracy tracą dużo energii. Dla pracodawców, których dotyczy ten obowiązek przewidziana jest ulga - od posiłków regeneracyjnych nie trzeba odprowadzać podatków. Wynika to z kodeksu pracy oraz rozporządzenia Rady Ministrów1. Przepisy te można interpretować jako związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, a co do zasady wolne od podatku są te świadczenia, które wynikają z norm BHP2.

Jedzenie na dowóz z dofinansowaniem

Nic nie stoi na przeszkodzie, by posiłki profilaktyczne były dostarczane bezpośrednio do firmy - również będą one zwolnione z podatku. A co jeśli pracodawca zechce w ten sposób zapewnić częściowo odpłatne jedzenie tym pracownikom, którzy nie są uprawnieni do posiłków regeneracyjnych? Wówczas można przyjąć, że wartość posiłków stanowi koszt uzyskania przychodu (ponieważ jest to wydatek ponoszony na rzecz pracowników, dzięki którym działa firma) i na tej podstawie zwolnione są one z podatku dochodowego.

Karty lunchowe

Teoretycznie do kosztów uzyskania przychodu można również zaliczyć wartość dofinansowania, które przyznawane jest pracownikom w formie doładowania tzw. kart lunchowych3. Są to karty przedpłacone, które pracodawca zasila kwotą dofinansowania, by pracownik mógł za pomocą karty samodzielnie opłacić posiłki w wybranych punktach i lokalach gastronomicznych. Jednak zgodnie z najnowszą decyzją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej karty wydawane pracownikom w celu zapewnienia posiłków regeneracyjnych powinny być opodatkowane (interpretacja nr 0113-KDIPT2-3.4011.552. 2018.3.SJ). Zdaniem KIS-u pracodawca, który zapewnia posiłki profilaktyczne w formie kart lunchowych, nie ma pewności, że dania opłacane za pomocą kart, będą spełniały normy posiłków profilaktycznych (czyli, że będa skomponwane z odpowiednich składników i dostarczą pracownikowi określoną w rozporządzeniu Rady Ministrów wartość energetyczną).

Bony żywieniowe

Również zachować czujność muszą ci pracodawcy, którzy posiłki regeneracyjne realizują w postaci bonów żywieniowych. W interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach wskazuje, że bony mogą być zwolnione z opodatkowania tylko wtedy, gdy będzie z nich jednoznacznie wynikało, że uprawniają jedynie do otrzymania posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych4. Jeśli okaże się, że pracownik może wymienić bony również na inne rzeczy, konieczne będzie odprowadzenie podatku od ich wartości.

Posiłki wydawane w kantynie

Bez obaw można natomiast wydawać posiłki regeneracyjne pracownikom w firmowej kantynie. Posiłki profilaktyczne, które osobom zatrudnionym w firmie zapewnia w ten sposób pracodawca, zwolnione są z podatku na mocy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (tzw. CIT)5. Na tej samej podstawie wolne od opodatkowania mogą być również te posiłki wydawane w kantynie, które pracodawca dobrowolnie dofinansowuje pracownikom, muszą jednak spełniać kryteria kosztów uzyskania przychodu. Innymi słowy - posiłki w kantynie dofinansowane przez pracodawcę mogą stanowić dla niego koszt przychodu, jeśli przyjmiemy, że poprawiają one warunki pracy osób zatrudnionych i przełożą się na ich większe zaangażowanie w pracy6.

Na co zwracać uwagę, organizując posiłki dla pracowników?

Posiłek tak, ekwiwalent nie

Jeśli nie chcemy narazić się fiskusowi przy rozliczaniu posiłków w firmie, powinniśmy pamiętać o kilku rzeczach. Przede wszystkim nie zapominajmy, że o ile od podatku wolne są posiłki profilaktyczne, o tyle wypłacany za nie ekwiwalent już nie7. Oznacza to, że jeśli pracownikowi przysługuje prawo do posiłku profilaktycznego, nie możemy zamiast zapewnienia takiego posiłku, po prostu wypłacić mu pieniędzy na jedzenie. Po pierwsze, od ekwiwalentu pieniężnego i tak zapłacimy podatek, po drugie w świetle prawa nie będzie to równoznaczne ze spełnieniem obowiązku wydania lub dostarczenia posiłków regeneracyjnych.

Prowadź ewidencję posiłków i zamawiających

Pamiętajmy też, by w miarę możliwości starać się prowadzić dokładną ewidencję zamówionych posiłków i zamawiających je pracowników. Niekiedy fiskus wymaga od pracodawców, by wykazali tzw. indywidualizację świadczenia, jakim są posiłki - tj. jakie posiłki i za ile zjadł dany pracownik. W sytuacji, gdy nie można przypisać wartości zjedzonych posiłków konkretnej osobie, nie da się określić wartości oferowanego świadczenia. Wówczas od posiłków powinien być odprowadzony podatek po stronie pracownika. W SmartLunch spis posiłków i zamawiających je pracowników tworzy się automatycznie, dzięki historii zamówień i możliwości generowania dokładnych raportów z aktywności wszystkich użytkowników

Zachowaj czujność

W artykule przedstawiliśmy wybrane przypadki rozliczania posiłków w firmie. Przepisy podatkowe związane z posiłkami dla pracowników są złożone. Nie wszystkie kwestie zostały jednoznacznie rozstrzygnięte w polskim ustawodawstwie, a dla wielu przypadków organizacji posiłków w firmie wykładnię prawa stanowią nie tyle same ustawy, co ich interpretacje przez organy skarbowe. Ze względu na to należy z rozwagą podchodzić do kwestii rozliczania posiłków i wyboru formy żywienia pracowniczego. W tej kwestii najbezpieczniej zdać się na profesjonalistów i powierzyć im cały proces organizacji posiłków dla pracowników.